eric_molio.

Recherche d’Assistants(e) administratifs(ve)

négociable Expires in 1 semaine
Bonjour monsieur

JOB DETAIL

Les recrutements au Cameroun sont gratuits, prenez garde si des frais vous sont demandés et n'envoyez jamais de l'argent par transfert électronique (MOMO ou OM) - CamerSpace.com

Lieu : Région du Sud (1) et Littoral (1)
Principales responsabilités :
1. Appui administratif
• Recevoir les visiteurs et les diriger vers la personne concernée en utilisant de bonnes techniques de relations publiques ;
• Tenir à jour la documentation de l’espace de réception ;
• Maintenir l’espace de réception et tout le bureau accueillant pendant les heures de service ;
• S’assurer que les procédures d’accès aux bureaux sont toujours respectées ;
• Assurer une bonne relation entre l’organisation et le public en personne, au téléphone et par courriel ;
• Recevoir et distribuer le courrier en conséquence ; accuser réception de tous les courriers entrants, les enregistrer et les transmettre au responsable concerné ;
• Administrer les documents sortants et les services d’expédition de colis ;
• Gérer la petite caisse ;
• Apporter un appui administratif à l’organisation de conférences, d’ateliers et de séminaires ;
• Prendre des notes et rédiger des procès-verbaux de réunions internes et externes ;
• Préparer la correspondance, les notes de service et les rapports de routine ;
• Aider à l’élaboration de la base de données des fournisseurs de services en collaboration avec le service informatique ;
• Maintenir un bon système de classement électronique et physique dans l’unité administration ;
• Collecter les renseignements pour les requêtes administratives (extraction, saisie, copie et classement de données provenant de diverses sources) ;
• Numériser les documents.

2. Appui logistique
• Assister le Chargé de la logistique dans l’organisation des missions de terrain pour le personnel et les visiteurs ;
• Assister le Chargé de la logistique dans l’organisation des déplacements dans les zones d’intervention ;
• En collaboration avec le Chargé de chargé de la logistique, effectuer un inventaire hebdomadaire des équipements de bureau.

3. Gestion des équipements
• Assister le logisticien dans le suivi des besoins en matière d’entretien des équipements de bureau, ainsi que le bon fonctionnement des services (électricité, eau, Internet, téléphone, etc.) ;
• Collecter les renseignements sur la gestion des équipements (en collaboration avec l’Unité de gestion des stocks et du parc automobile) ;
• Effectuer le suivi des besoins en maintenance ;
• Mettre à jour des dossiers relatifs à la maintenance des équipements du bureau ;

4. Autres
• Assister lors de l’organisation des réunions et des séminaires, prendre des notes et préparer des procès-verbaux ;
• Toute autre tâche assignée par le superviseur.

Qualifications Education & Expérience
Diplôme d’études supérieures en secrétariat/administration ;
Minimum 2 ans d’expérience en tant qu’assistant administratif ;
Expérience professionnelle au sein d’une ONG est un atout.

Compétences
1. Efficience opérationnelle
• Capacité d’exécuter une variété de tâches répétitives et routinières liées à l’administration générale ;
• Capacité de traiter un grand volume de travail en tenant compte des contraintes de temps ;
• Bonne connaissance des règles et procédures administratives ;
• Connaissance et compréhension détaillées des pratiques et procédures de secrétariat et d’administration, connaissance approfondie des applications logicielles de bureau liées au traitement de texte et aux présentations ;
• Capacité d’utiliser une variété de matériel informatique de bureau ;
• Capacité d’organiser et d’accomplir de multiples tâches en établissant des priorités.

2. Gestion des documents, correspondances et rapports
• Créer, éditer et présenter les informations (requêtes, rapports, documents) dans des formats visuellement agréables, clairs et présentables tels que des tableaux, des formulaires, des présentations, des memos et des rapports, en utilisant des fonctions avancées de traitement de texte et de présentation, ainsi que des logiciels de base de données et des tableurs ;
• Édite, formate et fournit des informations pour les correspondances, rapports, documents et/ou présentations à l’aide de feuilles de calcul et de bases de données, respectant les normes de qualité et requérant des corrections minimales ;
• Démontre une bonne compréhension de la grammaire, de l’orthographe et de la structure dans la langue requise ;
• S’assurer que la correspondance, les rapports et les documents sont conformes aux normes de NOLFOWOP ;
• Capacité de produire des dossiers précis et bien documentés conformes à la norme requise.

3. Planification et organisation
• Organise et accomplit avec précision de multiples tâches en établissant des priorités tout en tenant compte des requêtes spéciales, des interruptions fréquentes, des délais, des ressources disponibles et des rapports hiérarchiques multiples ;
• Planifie, coordonne et organise la charge de travail tout en restant conscient des priorités changeantes et des échéances concurrentes ;
• Capacité de passer rapidement d’une tâche à une autre pour répondre à de multiples requêtes ;
• Établit, construit et maintien des relations de travail efficaces avec le personnel et les clients afin de faciliter le support ;
• La promotion de l’apprentissage et du développement des compétences est la responsabilité de chaque membre du personnel.

Comment postuler:

Les candidats qualifiés doivent soumettre un CV et une lettre de motivation via l’adresse suivante: [email protected]

Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés répondant aux exigences ci-dessus seront contactés.
Les applications ne sont acceptées que via l’adresse dessus.

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