Le Programme Alimentaire Mondial – PAM recrute un Business Support Associate (121829)

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JOB DETAIL

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Le Programme Alimentaire Mondial – PAM recrute un Business Support Associate (121829)

Assistant(e) Executif(ve) – G6
Titre du Poste : Assistant(e) Exécutif(ve)

Lieu d’affectation : Yaoundé

delai d’application: 25 Mai 2020

Durée : 12 mois (renouvelable)

Type de contrat : CDD

 

MISSION DU POSTE

Le PAM Cameroun recrute un/une Assistant(e) Exécutif(ve) pour gérer le bureau du Directeur de pays, superviser les flux de communication et fournir un large éventail d’appui administratif et exécutif à la management team (Directeur pays, Directeur pays adjoint/OIC). L’assistant exécutif coordonne les réunions et autres activités de haut niveau du bureau pays afin d’assurer le bon déroulement du travail du management.

RESPONSABILITES PRINCIPALES

  • Fournir à la direction une gamme complète de services de soutien complexes et spécialisés et contribuer au bon fonctionnement des activités du bureau pays ;
  • Apporter un appui au management pendant les réunions et missions de haut niveau en résumant de manière efficace et opportune les principaux points des réunions, les mesures à prendre et les réactions des parties prenantes concernées (Directeur, Directeur Adjoint, chefs d’unité, chefs des sous-bureaux) ;
  • Préparer ou regrouper des rapports complets, de la documentation, de la correspondance, des notes d’information, etc. et effectuer des recherches si nécessaire ;
  • Coordonner les apports et élaborer des exposés à l’intention du management avant les réunions de haut niveau avec les partenaires (gouvernements, donateurs et missions) et les réunions d’information opérationnelles ;
  • Soutenir la communication du management sur les interventions de haut niveau en coordination avec l’Unité concernée les rapports, la communication et les partenariats, y compris l’élaboration et l’examen des rapports externes, des notes stratégiques de haut niveau et des points de discussion) ;
  • Superviser la tenue à jour des dossiers et des bases de données pour s’assurer que l’information est organisée et facilement accessible au personnel et conforme à tous les règlements et politiques pertinents ;
  • Réviser et examiner la correspondance et la documentation, fournir une rétroaction et apporter des modifications, s’il y a lieu, pour produire des documents normalisés de qualité en temps opportun ;
  • Préparer et surveiller les budgets pour les frais de fonctionnement du bureau du Directeur ;
  • Prendre des notes, préparer les procès-verbaux et mettre à jour le tableau de suivi des décisions des réunions présidées par le Directeur, en veillant à ce que les membres concernés de l’équipe produisent régulièrement des mises à jour ;
  • Planifier et coordonner toutes les visites de haut niveau des invités dans le pays, en veillant à ce que la logistique et la notification aux fonctionnaires/administratifs des rendez-vous soient appropriées, faits convenablement et en temps voulu ;
  • Gérer et coordonner les réunions/événements régionaux ou internationaux de haut niveau qui se tiendront au Cameroun, en collaboration avec l’administration du bureau pays et le point focal de la réunion ou de l’événement ;
  • Évaluer et recommander des améliorations aux procédures et aux pratiques afin de contribuer à la prestation efficace des services de soutien ;
  • Fournir des conseils, du soutien ou de la formation au personnel subalterne afin d’appuyer ses efforts d’apprentissage et de veiller à ce que les services de soutien soient fournis de façon uniforme et selon les normes requises ; et
  • S’acquitter de toute autre tâche connexe sur demande du management.

 

QUALIFICATIONS REQUISES

  • Diplôme d’études post secondaires (Diplôme national supérieur, Brevet de technicien supérieur ou diplôme de technicien supérieur) en administration des affaires, études de secrétariat, marketing, communication ou journalisme.
  • Un diplôme universitaire en administration des affaires, en relations internationales, en marketing, en communication ou en journalisme, ou dans un domaine connexe, sera un atout.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

  • Un minimum de 5 ans d’expérience professionnelle progressive dans un poste similaire, de préférence dans une organisation internationale de développement et/ou humanitaire (ONU, ONG, organisation bilatérale, secteur privé), avec un diplôme d’études post-secondaires ou une expérience de 3 ans avec un diplôme universitaire. Une expérience avérée sur le terrain ou à l’étranger serait un atout ;
  • Expérience avérée dans la production de contenu écrit, y compris en ligne ;
  • Bonnes compétences en rédaction de rapports et parfaite maîtrise de l’informatique (Excel, Word, etc.) ;
  •  Aptitudes à la planification et à l’organisation ;
  • Compétences en gestion du temps et présentation des produits livrables en temps opportun ;
  • Communication claire à l’oral et à l’écrit ;
  • De l’expérience de travail dans la capitale et sur le terrain sera un avantage supplémentaire ;
  • Un bon réseau avec les ONG, l’ONU, les donateurs et le gouvernement civil de haut niveau sera un atout.

EXIGENCES LINGUISTIQUES

Maîtrise du français (niveau C) et bonne connaissance pratique de l’anglais (lecture, écriture et compréhension)

 

FACTEURS CRITIQUES DE SUCCÈS

  • Capacité à prendre et à transcrire les procès-verbaux et les notes de service avec rapidité et précision, de travailler de façon autonome avec un minimum d’instructions et de supervision et de s’adapter avec souplesse à un environnement multiculturel ;
  • Capacité d’étudier, de comprendre et de présenter des arguments complexes d’une manière claire et attrayante à un large éventail de publics, tant oralement que par écrit ;
  • Compréhension démontrée de la portée des différents canaux médiatiques et de la meilleure façon de les utiliser pour communiquer avec différents publics ;
  • Capacité à s’engager efficacement avec un large éventail de partenaires, y compris les responsables gouvernementaux, les acteurs humanitaires du développement international et les représentants des donateurs à tous les niveaux ;
  • Excellentes capacités d’analyse, débrouillardise, initiative, maturité de jugement et capacités de négociation ;
  • Capacité à travailler en équipe, à établir des relations de travail efficaces avec des personnes d’origines nationales et culturelles différentes et dans des délais serrés, de manière autonome ;
  • Connaissances et compétences en informatique appliquée (MS Package) ;
  • Excellentes aptitudes à l’écrit et à la communication en français ;
  • Un haut degré d’organisation et d’excellentes aptitudes à la résolution de problèmes ;
  • Un haut niveau de confidentialité et un excellent service à la clientèle ;
  • l’engagement à l’égard de l’apprentissage et de l’amélioration continus ; et
  • Capacité à surveiller l’exécution du travail et d’attirer l’attention sur les écarts.

 

ENGLISH VERSION

Business Support Associate  (Executive Assistant)- G6

Post Title: Executive Assistant

Location: Yaoundé

Application deadline : 25 May 2020

Duration: 12 months (renewable)

Contract Type: Fixed-Term

 

MISSION

WFP Cameroon in seeking the services of a Business Support Associate (Executive Secretary) to manage the Country Director’s office, oversee the communication flows and provide a wide range of administrative and executive support to the management team (CD, Deputy Country Director/OIC). The Business Support Associate coordinates the management meetings and other Country Office high-level events to ensure the smooth running of Management’s work.

KEY RESPONSIBILITIES

  • Provide a full range of dedicated complex business support services to Management and contribute to the effective functioning of business operations;
  • Provide support to CD/Management during high-level meeting and missions through effective and timely summary of meetings’ key points, actions to be taken and feedback to relevant stakeholders (DCD, Heads of Units, Heads of Field Offices).
  • Prepare and/or consolidate comprehensive reports, documentation, correspondence, briefing notes, etc. and conduct research in work;
  • Coordinate inputs and develop presentations for management ahead of high-level meetings with Partners (Government, Donors and Missions) and operational briefings;
  • Support the management communication on high-profile interventions in coordination with Reports, Communication, Partnership unit, including the development and review of external reports, high level of strategic briefs, and talking points);
  • Oversee the maintenance of records and databases to ensure information is organised and readily available for staff and compliant with all relevant regulations and policies
  • Revise and review correspondence and documentation, providing feedback and making amendments, where appropriate, to produce quality standard documents in a timely manner;
  • Prepare and monitor budgets for CD Office running costs;
  • Take notes, prepare minutes and update decision follow-up table of the CD’ chaired meetings, ensuring that relevant team members produce regular updates;
  • Plan and coordinate all in-country high level visits of guests, ensuring appropriate logistic and notification to officials/administrative for appointments as convenient;
  • Actively seek and use feedback to improve business processes and procedures
  • Provide advice, support and/or training to junior support staff in the provision of business support services, to support their learning in providing business support.
  • Manage and coordinate regional or international high-level meetings/events to be held in Cameroon, in collaboration with the CO administration and the meeting or event’s focal point.
  • Assess and recommend improvements to procedures and practices to contribute to the effective delivery of business support services; and
  • Provide advice, support and/or training to junior staff in order to support their learning efforts to ensure that support services are delivered consistently and to the required standards.
  • Perform any other related duty as may be requested by the management

 

QUALIFICATIONS

  • A post-secondary school education Diploma (Higher National Diploma, Brevet de Technician Superieur od Diplomate de Technicien Superieur) in Business Administration, Secretarial Studies, Marketing, Communication or Journalism;
  • A University degree in Business Administration, International relations, Marketing, Communication or Journalism, or related fields of study, will be an asset.

 

WORKING EXPERIENCE

  • A minimum of 5-year progressively responsible professional experience in in a similar position preferably in an International Development and/or Humanitarian Organisation (UN, NGOs, Bilateral organisation, Private Sector), with a Post-secondary school Diploma or a 3-year experience with a University Degree. A proven field or international experience would be an asset.
  • Proven experience of generating great written content, on and offline
  • Good report writing skills and fully computer literate (Excel, Word etc.)
  • Planning and organization skills
  • Time management skills and timely submission of deliverables
  • Clear communication both orally and written
  • Experience working both in the capital and field will be and added advantage
  • A good network among the NGOs, UN, Donors and Government high level civil will be an asset.

LANGUAGES

  • Fluent in French (level C) and good working knowledge of English (reading, writing and comprehension)

 

CRITICAL SUCCESS FACTORS

  • Ability to take and transcribe minutes/memos with speed and accuracy, work independently with minimum instructions and supervision and flexibly cope with a multicultural environment;
  • Ability to study, understand and present complex arguments in a clear and appealing way to a wide range of audiences, both verbally and in writing;
  • Demonstrated understanding of the scope of different media channels and how they can best be used to communicate to different audiences;
  • Ability to engage effectively with a wide range of Partners, including Government Officials, International Development Humanitarian Actors and Donors’ Representatives at all levels;
  • Excellent analytical skills, resourcefulness, initiative, maturity of judgment and negotiation skills;
  • Ability to work in a team, establish effective working relations with persons of different national and cultural backgrounds and under tight deadlines in an autonomous manner;
  • Applied computer (MS Package) knowledge and skills;
  • Excellent written and communication skills in French;
  • High degree of organization and excellent problem-solving skills;
  • High level of confidentiality and excellent customer care services;
  • Commitment to continuous learning and improvement; and
  • Ability to monitor delivery from core manager and draw attention on variance.

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