JOB: Assistant(e) Exécutif

négociable Expires in 4 semaines

JOB DETAIL

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Assistant(e) Exécutif

 

 

Helen Keller International est une organisation non gouvernementale internationale dont la mission est de sauver la vue et la vie des plus vulnérables et défavorisés en luttant contre les causes et les conséquences de la cécité et de la malnutrition. Pour ce faire, nous établissons des programmes basés sur des preuves et des recherches sur la vision, la santé et la nutrition. Fondée en 1915, HKI a son siège à New York, avec des bureaux régionaux au Sénégal et à Phnom Penh pour soutenir 22 bureaux de pays en Afrique et en Asie.

Depuis les années 1990, HKI‐Cameroun s’efforce d’établir des approches durables fondées sur des preuves pour améliorer la santé et la nutrition, améliorer l’éducation des personnes handicapées et élargir l’accès aux services de santé oculaire pour les Camerounais, en particulier les femmes et les enfants d’âge scolaire. Les programmes d’Helen Keller International-Cameroun sont intégrés à tous les niveaux des structures gouvernementales de santé et d’éducation en aidant à développer ses ressources humaines et ses infrastructures, à effectuer des évaluations des besoins, à analyser le contexte local pour éclairer la conception et la mise en œuvre des programmes, à former le personnel, à fournir des équipements de base et des médicaments. , fournir des services si nécessaire, surveiller les progrès du programme et évaluer l’impact du programme.

Nous recherchons actuellement un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) possédant une expérience pertinente en gestion administrative. Assistant(e) Exécutif(ve) est chargé(e) de gérer l’agenda du directeur, de traiter la correspondance et de d’apporter un appui dans la gestion de certaines tâches administratives de bureau.

  • Titre du poste : Assistant(e) Exécutif(ve)
  • Lieu d’affectation : Yaoundé
  • Supervisé par : Directeur national
  • Type de contrat : CDD
  • Durée : Un an renouvelable

Dimension du rôle

L’Assistant(e) Exécutif(ve) a pour objectif d’appuyer le Directeur Pays dans la réalisation de ses missions en gérant son agenda et apportant un appui dans la réalisation de certaines tâches administratives du bureau. Elle/il est la/le principal(e) interface entre d’une part le Directeur pays et ses principaux interlocuteurs, d’autre part entre le bureau et les usagers.

Responsabilités

  • Gérer l’Agenda du Directeur de Pays ;
  • Hiérarchiser les demandes et les requêtes ;
  • Effectuer une grande variété de tâches administratives permettant au directeur pays de gérer efficacement l’organisation, notamment : assister à des réunions ; concevoir et produire des documents, des rapports et des présentations ; recueillir et préparer des informations pour des réunions avec le personnel et des parties externes ; rédiger et préparer la correspondance ; tenir à jour les listes de contacts nécessaires au bon fonctionnement du bureau ; organiser des missions ;
  • Organiser des réunions et des ateliers présidés ou auxquels participe le directeur pays, informer les participants de la date et de l’heure et fournir des informations générales sur le sujet, le cas échéant ;
  • Rédiger la correspondance, les documents et les rapports, dont certains sont hautement confidentiels ; vérifier l’exactitude de la correspondance sortante, sa conformité avec la politique générale ou les instructions spécifiques avant de la présenter au directeur pays pour signature ;
  • Coordonner toutes les réunions de gestion et fournir un soutien logistique aux réunions du personnel et aux retraites, y compris la programmation des réunions, la rédaction des ordres du jour, l’élaboration, la compilation et la distribution des supports de présentation et la rédaction des procès-verbaux des réunions ;
  • Agir en tant que principal point de contact pour les parties prenantes internes et externes sur toutes les questions relatives au directeur pays, y compris celles de nature hautement confidentielle ou critique ; établir les priorités et déterminer la ligne de conduite, le renvoi ou la réponse appropriés ;
  • Travailler en étroite collaboration avec le directeur pays pour le tenir bien informé des engagements et des responsabilités à venir, en assurant un suivi approprié ;
  • Recevoir, filtrer, enregistrer et acheminer la correspondance, y compris les informations de base nécessaires, le cas échéant ; utiliser un système de suivi pour assurer une réponse en temps voulu ;
  • Traduire/interpréter si nécessaire ;
  • Effectuer d’autres tâches selon les besoins.

Qualifications et compétences

  • Licence en secrétariat de direction, en administration ou autre domaine pertinent ;
  • Une expérience de travail avec des organisations non gouvernementales/à but non lucratif est un atout ;
  • Avoir au moins deux (02) ans d’expérience professionnelle avérée comme Assistant(e) de Direction ;
  • Capacité à être autonome, orienté vers les résultats et à gérer des échéances multiples ;
  • Expérience de travail dans un environnement multiculturel est un atout ;
  • Être énergique, flexible, collaboratif et proactif ; avoir l’esprit d’équipe, être discret et avoir un sens aigu de la confidentialité ;
  • Avoir un impact positif et productif sur les initiatives opérationnelles ;
  • Assurer une confidentialité appropriée pour les documents internes ;
  • Être capable de travailler en situation de stress ;
  • Compétences exceptionnelles en matière de rédaction, d’expression orale, de relations interpersonnelles et de présentation, tant en français qu’en anglais ;
  • Capacité démontrée à transmettre des messages par une écriture claire et concise ;
  • Capacité à voyager à l’intérieur du pays sur court préavis.
  • Les personnes handicapées ou ayant des besoins particuliers sont encouragées à postuler.

 

Constitution du dossier de candidature

  • Une lettre de motivation adressée au Directeur National ;
  • Un curriculum vitae ;
  • Personnes ou structures de référence à contacter

 

Le dossier complet doit être envoyé à l’adresse mail suivante cm.recrutement@hki.org au plus tard le 26 Septembre 2021 à minuit, délai de rigueur.

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