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Offre d’emploi à ONG PAIC – USAID : Chargé d’approvisionnement, USAID

  • Region: Toutes les régions
  • Nom entreprise ou personne: PAIC - USAID
  • Type de contrat: CDD
  • Publié le : 11 janvier 2019 12 h 21 min
  • Expire : Cette annonce a expiré
USAID-Chargé d'approvisionnement, USAID

Description

Offre d’emploi à ONG PAIC – USAID : Chargé d’approvisionnement, USAID

Version Française
Programme d’Appui à l’Initiative Communautaire (PAIC)
Titre : Chargé d’approvisionnement
Service : CIT
Statut de l’employé : Temps Plein
Chef hiérarchique : Responsable des Opérations
Location: Maroua

CONTEXTE

Creative Associates International Inc. est une organisation dynamique en pleine croissance, spécialisée dans le développement international dans les domaines de l’éducation, des transitions démocratiques et de la stabilité dans les environnements post-conflits. Basée à Washington, DC, l’organisation est représentée dans 20 pays à travers le monde, et possède un portefeuille solide et diversifié de contrats internationaux avec l’Agence des États-Unis pour le développement international (USAID) et d’autres clients, notamment le Département d’État des États-Unis et le Département de la Défense des États-Unis. L’organisation a acquis une solide réputation auprès de ses clients et lors de ses missions dans le monde entier ; elle est tenue en haute estime aussi bien par ses partenaires que par ses concurrents.

DESCRIPTION DU PROGRAMME
Creative Associates International Cameroun Limited (« Creative Associates ») se prépare à la mise en œuvre du programme du Bureau des Initiatives de Transition (OTI) au Cameroun de l’USAID : le Programme d’Appui à l’Initiative Communautaire (PAIC). Le programme vise à renforcer les relations intercommunautaires à travers les initiatives locales, à autonomiser les jeunes et à accroître la cohésion sociale. Le Programme d’Appui à l’Initiative Communautaire (PAIC) œuvrera au niveau local en partenariat avec des organisations locales.

Afin de gérer et d’appuyer la mise en œuvre du Programme d’Appui à l’Initiative Communautaire (PAIC) de l’USAID, Creative Associates cherche à engager une équipe hautement qualifiée et motivée. Tous les postes, y compris ceux basés à Yaoundé, sont des emplois à temps plein et nécessitent une disposition à voyager dans tout le nord du Cameroun. Creative Associates souhaite particulièrement recevoir des candidatures féminines. Seuls les candidats et candidates qualifiés qui suivent les instructions de candidature seront contactés.

DESCRIPTION DU POSTE
Le Chargé des achats est responsable de l’acquisition de biens et de services pour les activités de programme exécutées au moyen de subventions contractuelles, d’une assistance technique essentiellement en nature et à court terme et de la fourniture directe de biens et services. Le responsable des achats est tenu de se conformer aux politiques et procédures de Creative, au système de directives automatisées (ADS) et au règlement d’acquisition (AIDAR) de l’USAID, au Federal Acquisition Regulation (FAR) du gouvernement américain et aux règlements applicables aux activités et récompenses. Le Chargé des achats doit collaborer de manière proactive avec les équipes de Subventions et de Programme pour la planification et l’imlémentation des activités. Il est chargé d’acheter des biens et des services et de les livrer en temps opportun pour assurer la mise en œuvre réussie des activités de programme de l’AMT. L’agent d’approvisionnement est chargé d’assurer la transparence tout au long du processus d’approvisionnement, en conservant la documentation complète et le système de classement pour tous les achats, y compris les devis / propositions, évaluations de devis / propositions, mémorandums de négociation, documents d’attribution, correspondance avec les fournisseurs. Règlements de l’USAID et politiques et procédures créatives. Ce poste sera basé au bureau de Maroua, avec des activités de programme prévues dans tout le Grand Nord. Des voyages fréquents et fréquents dans le Grand Nord sont requis
ORGANISATION HIÉRARCHIQUE
Le chargé des achats réfère au Responsable des Operations.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Les principales responsabilités comprennent mais ne sont pas limitées à ce qui suit :
General

– Participer aux réunions régulières de l’équipe du PAIC afin de rendre compte des progrès de la mise en œuvre des activités et de toute question liée à l’achat de biens et de services.
– Familiarisez-vous avec toutes les procédures et tous les manuels approuvés du PAIC (par exemple, Guide de gestion de l’activité, organigramme du cycle d’activité, Guide d’approvisionnement sur le terrain).
– Développer et maintenir des relations de travail positives avec les bénéficiaires, les partenaires locaux, les parties prenantes et les bénéficiaires dans les villages cibles, les communes et les départements.
– Établir des fichiers papier et électroniques des achats en cours à des fins de suivi et envoyer les dossiers d’achat remplis à Yaoundé tous les mois.
– S’assurer que les dossiers d’approvisionnement sont conformes aux politiques et procédures de Creative et à la liste de vérification en fonction de la valeur de l’approvisionnement. Les documents requis peuvent inclure: devis / proposition, évaluation, documents d’attribution (bon de commande, contrat de sous-traitance) .
– Assurez-vous que les processus d’approvisionnement suivent strictement les politiques et procédures créatives et les réglementations de l’USAID.
– Maintenir la confidentialité tout au long du processus d’approvisionnement et de sélection des fournisseurs.
– Aider le gestionnaire des achats à produire un rapport d’approvisionnement mensuel.
– Responsable de la prise en charge des mises à jour hebdomadaires des notes d’activité dans la base de données OTI / OTI et de la saisie des observations et informations sur le terrain concernant les résultats, les résultats et l’impact des activités.
– Jouer un rôle actif dans le suivi et l’évaluation des activités et contribuer à la boucle de rétroaction, qui utilise les informations recueillies sur la mise en œuvre des activités en cours pour informer le développement de nouvelles activités.
– Toutes les autres tâches et tâches nécessaires et assignées.
Développement d’activité
– Prendre un rôle active/proactive en fournissant des informations sur les coûts, les sources et la disponibilité des biens et services pour soutenir le développement des budgets d’activités, des plans d’approvisionnement et des délais de décaissement.
– Se familiariser avec le processus et les procédures de développement des activités et partager des informations sur les activités avec l’agent de développement des programmes (AOP) et l’agent des subventions.
– Fournir des conseils et des conseils sur les mécanismes d’approvisionnement, les délais de livraison, etc.
– Déterminer le processus le plus raisonnable et le plus rapide pour l’approvisionnement en conformité avec les politiques et procédures créatives et les règlements de l’USAID.

La mise en œuvre

– Obtenir des devis / propositions pour les biens et services liés aux activités, préparer et analyser les offres et, selon les besoins, fixer le seuil de la valeur des achats, en tant que membre non votant, évaluer et sélectionner le fournisseur retenu et achever le processus d’approvisionnement. et procédures et règlements de l’USAID.
– Maintenir la confidentialité tout au long du processus d’évaluation des achats.
– Mener un processus de pré-qualification et de validation des fournisseurs.
– Demander et examiner l’enregistrement des taxes pour tous les fournisseurs de biens et de services.
– Préparer les demandes de devis / propositions, négocier avec les fournisseurs, effectuer une analyse des offres et recommander des fournisseurs pour les récompenses.
– Rédiger tous les formulaires d’achat requis, y compris les bons de commande, les ententes d’assistance technique à court terme, les contrats de sous-traitance pour l’achat de matériel, de biens et de services et l’approbation suivant les seuils de délégation de pouvoirs de Creative.
– Recevoir les marchandises des fournisseurs ou s’assurer que les marchandises sont livrées directement au bénéficiaire et / ou aux bénéficiaires, selon le cas.
– Suivre les livrables pour tous les sous-contrats fermes à prix fixe.
– Informer l’équipe de gestion des activités et le gestionnaire de l’approvisionnement lorsque les différences de coûts réels des biens et services dépassent le budget d’activité approuvé et fournir des intrants si la modification du budget ou la réaffectation des fonds dans le budget des activités est requise.
– En collaboration avec Responsable des Operations, vérifiez que, conformément aux politiques et procédures créatives et aux réglementations de l’USAID, tous les biens et services à fournir sont admissibles, imputables et raisonnables.
– Traiter les demandes de paiement pour les activités, en coordination avec l’agent de développement du programme et l’agent des subventions. Toutes les demandes d’achat et de paiement doivent inclure l’approbation technique de l’agent de développement de programme.
– Soumettre les demandes de paiement approuvées au personnel des finances pour traitement.
– En coordination avec le gestionnaire des achats, vérifier que les demandes de paiement pour les biens et services achetés ne dépassent pas le budget approuvé et / ou le montant du financement disponible pour l’activité.
– Fournir des informations et de la documentation sur les achats au responsable des subventions pour les fichiers d’activité et les télécharger dans la base de données OTI et OTI Anywhere.
– Fournir des informations au gestionnaire des achats pour mettre à jour l’inventaire des biens pour les activités.
– Aider le responsable des subventions à préparer les termes de référence et / ou les spécifications techniques pour les matériaux, biens et services, pour la sous-traitance, les acquisitions et les acquisitions, en collaboration avec l’AMT.
– Assurer une concurrence adéquate pour permettre la détermination de la meilleure valeur ou du coût le plus bas dans les documents de sélection des fournisseurs.
– S’assurer que les approvisionnements satisfont aux exigences de qualité et de livraison pour l’activité et qu’ils sont traités de manière transparente.
– Effectuer une analyse de la disponibilité et des coûts des biens et services disponibles sur les marchés locaux du nord du Cameroun.
– Travailler avec les fournisseurs de biens et de services pour s’assurer que la qualité répond aux attentes et aux exigences.
– Diffuser les demandes de devis / propositions de biens ou services pour soutenir les activités directement aux fournisseurs potentiels et / ou par des annonces sur les stations de radio locales, les panneaux d’affichage publics et le site Web du PAIC pour assurer la transparence du processus d’approvisionnement.
– Convoquer et participer aux comités d’évaluation, en tant que membre non-votant, en examinant les devis / propositions soumis par les fournisseurs, selon les termes inclus dans la sollicitation.
– Traiter et documenter le processus d’approvisionnement à partir de la sollicitation à travers la récompense suivant les politiques et procédures créatives et les règlements de l’USAID.
– Comparer les coûts réels reçus des fournisseurs avec les demandes d’achat approuvées et les budgets d’activité.
– Signalez immédiatement au gestionnaire des achats, à l’agent de développement de programme et au responsable des subventions lorsque les montants des demandes d’achat ou des budgets d’activités approuvés sont susceptibles de dépasser le budget d’activité total approuvé. de 10% ou 10 000 $.
– Coordonner la logistique pour la livraison des biens et services avec les membres de subventions/programme et s’assurer d’obtenir la confirmation de la livraison des biens et services du bénéficiaire et d’un autre membre de les membres de subventions/programme.
– Coordonner le transport, les permis, les autorisations, les assurances, le chargement et le déchargement des biens / matériaux et la répartition financière des dépenses connexes dans le cadre des subventions.
– Communiquer tous les calendriers de livraison pour les achats liés aux activités au responsable des subventions.
– Soutenir l’agent des subventions pour fournir une projection des dépenses liées à l’activité.
– Travailler avec l’agent des subventions pour programmer les articles de transport pour les activités sur le terrain et assurer le suivi auprès des transporteurs pour assurer la livraison appropriée des articles aux destinations et que toutes les livraisons sont documentées. Des essais sur le terrain et une formation des utilisateurs devraient être fournis pour les TIC et autres équipements acquis pour les bénéficiaires et les bénéficiaires dans le cadre des activités.
– Vérifiez que les livraisons sont complètes et faites-en temps opportun.
– Effectuer les paiements dans un délai d’une semaine ouvrable dès la réception des biens / services et des factures.
– Ce poste de chargé des achats peut être appelé à jouer un rôle clé dans la mise en œuvre d’activités dans la zone de Logone et Chari dans le Grand Nord.
Activité Close-out
– Responsable a dirigé le processus pour l’examen des dépenses budgétaires liées aux activités et à la clôture financière et administrative.
– Collaborer avec le service des finances pour s’assurer que les paiements ont été effectués pour tous les achats achevés, conformément au plan d’approvisionnement et au calendrier de décaissement.
– Coordonner avec l’agent de développement du programme et l’agent des subventions pour obtenir l’approbation de remettre la propriété et l’équipement aux bénéficiaires et / ou bénéficiaires.
– Rédiger et obtenir le transfert des lettres de titre signées par les bénéficiaires pour l’agent des subventions à inclure dans les dossiers d’activités.
– Fournir des informations au gestionnaire des opérations sur les biens et les biens qui ont été remis aux bénéficiaires. Toute disposition de biens (définie comme des biens individuels évalués à ≥ 5 000 $) doit être coordonnée avec le directeur des opérations afin que l’approbation de l’agent de négociation des contrats de l’USAID puisse être obtenue au besoin.
– Assurez-vous que les biens et les biens retirés de l’inventaire des activités répondent à toutes les exigences de transfert et de disposition.

COMPÉTENCES REQUISES ET QUALIFICATIONS

– Un diplôme universitaire de quatre ans en approvisionnement, en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en génie industriel, en administration des affaires, en finances ou dans un domaine connexe.
– Un minimum de quatre (4) années d’expérience professionnelle générale est requis.
– Minimum de deux (2) ans d’expérience spécifique en soutien à l’approvisionnement en biens et services, de préférence avec des programmes financés par l’USAID ou le gouvernement américain.
– Une expérience de travail avec des projets financés par l’USAID ou par le gouvernement américain est hautement souhaitable
– Connaissance approfondie des règles et règlements de l’approvisionnement des donneurs.
– Aptitude démontrée à résoudre des problèmes logistiques difficiles et compliqués.
– Expérience de la budgétisation et de l’analyse des coûts.
– Forte capacité à utiliser et à développer des systèmes de gestion et de suivi.
– Solides compétences en communication.
– La résolution de problèmes, la gestion du stress et la gestion du temps sont nécessaires.
– Maîtrise des logiciels Microsoft Office: MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc. Expérience préalable de l’utilisation de MS Access et des applications de bases de données Web sont requises. (Ceci sera tester)
– D’excellentes compétences en tenue de dossiers et en documentation sont requises.
– Expérience de travail dans l’Extrême-Nord du Cameroun est requise (avec une préférence additionnelle de travail dans le Logone et Chari)
– Maîtrise écrite et orale du français
– La maîtrise d’une ou de plusieurs des langues locales utilisées dans le nord du Cameroun est préférée.
– Capacité de travailler sous pression et de gérer efficacement plusieurs tâches.
– Capacité à travailler de façon autonome et en équipe.

COMMENT APPLIQUER
Exigences de CV des candidats qui postulent pour l’emploi avec Creative Associates PAIC

S’IL VOUS PLAÎT NOTEZ : VOUS POUVEZ DEMANDER PLUS D’UNE POSITION. POUR CHAQUE POSITION, S’IL VOUS PLAÎT SOUMETTRE UNE DEMANDE SÉPARÉE ET ENVOYER UN EMAIL DISTINCTE AVEC LE TITRE DE LA POSITION AU SUJET DU MESSAGE.

Tout candidat, pour être considéré, doit présenter son CV selon la forme ci-dessous :

– Information personnelle et contacts (portable(s) et email), adresse physique, profil professionnel et nationalité.
– Bref résumé des compétences professionnelles du candidat – pas plus de 10 à 12 lignes de texte.
– Diplômes obtenus en ordre chronologique inversé (du plus récent au plus ancien). SVP, ne pas inclure les études d’école primaire.
– Expériences professionnelles en ordre chronologique inversé (du plus récent au plus ancien). Votre expérience professionnelle doit se présenter comme suit pour chaque emploi :
– Les dates de commencement et terminaison
– Le poste occupé
– La structure ou employeur (entreprise, ONG, l’état, collectivité)
– Les responsabilités ou tâches désignées
– Les réalisations ou attentes de vos efforts pendant la période de cet emploi. *SVP, ne pas inclure les expériences comme Stagiaire

– S’il vous plaît inclure toute information supplémentaire pertinente pour l’emploi que vous postulez, tels que:
– Compétences linguistiques en détail.
– Autres compétences (par exemple, connaissance en informatique, capacité en Animation ou formation de formateurs, etc.)
– Publications ou études réalisées (si vous en avez) OU LES STAGES COMPLÉTÉS
– Permis de conduire (soit véhicule ou moto)

– S’il vous plaît inclure noms d’au moins trois personnes de référence (nom complet, fonction, contact et adresse email).

Les candidats doivent suivre toutes les étapes suivantes pour que leur candidature soit considérée pour l’emploi:
– Soumettez votre candidature dans un email à recrutement@crea-paic.com avec les documents suivants:
– Curriculum Vitae avec trois références professionnelles, y compris au moins deux anciens superviseurs
– Soumettre une lettre d’accompagnement indiquant les raisons de votre intérêt pour le poste. Le sujet de l’e-mail doit indiquer le titre et l’emplacement du poste.
Date limite 27 Janvier 2019

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Numéro d'identification de l'annonce : 8805c387b63cd4fc

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